Gestione elettronica documentale

1. I documenti informatici sono conservati in modo tale che:
   1. siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
   2. siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali.
2. Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.
3. Il processo di conservazione di cui ai commi precedenti è effettuato entro il termine previsto dall’art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n. 489. (ossia non oltre tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi dell’anno di riferimento delle fatture, n.d.r.).

Si. Per la conservazione delle fatture elettroniche può avvalersi di qualunque soggetto, pubblico o privato, purchè sia assicurato il rispetto delle regole tecniche sopra indicate.

Sono due le possibili scelte da parte del contribuente:

1. il servizio offerto gratuitamente dell’Agenzia delle Entrate, disponibile già dal 1 luglio 2016, con la precisazione che l’unico formato accettato è XML, e che il conservatore è lo stesso SOGEI, società in House del Ministero dell’Economia e delle Finanze.

2. il servizio di conservazione in house o eventualmente in outsourcing, in corrispondenza delle regole tecniche di cui al DPCM del 3 dicembre del 2013.

La Legge di Bilancio 2018, nell’introdurre l’obbligo di legge con la modifica del Dlgs.127/2015, stabilisce anche che “Gli obblighi di conservazione si intendono soddisfatti per tutte le fatture elettroniche nonché per tutti i documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio e memorizzati dall’Agenzia delle Entrate”.

Rispetto a questo testo sono state fatte diverse interpretazioni legittime e rispettabili e in una breve sintesi sono due le principali cause che possono incidere sulla scelta delle aziende di effettuare o meno la conservazione del documento fattura; la prima deriva da leggi e norme dello Stato, la seconda dalla volontà di portare efficienza all’interno dell’azienda.

Le leggi che stabiliscono gli obblighi di conservazione dei documenti fiscali sono diverse ma sostanzialmente, possono essere suddivise in tre classi:

• Le norme fiscali e tributarie

• Le norme civilistiche

• Le regole tecniche del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale)

Per tutto quello che riguarda i documenti fiscalmente rilevanti, la norma tributaria di riferimento è il Decreto del MEF del 17 giugno 2014 che stabilisce le modalità con cui tali documenti, comprese le fatture, devono essere conservati a norma in formato digitale. Si potrebbe sostenere che tale norma fiscale per la conservazione delle fatture elettroniche è superata dalla modifica del Dlgs.127/2015 e che quindi l’obbligo, prima previsto in capo all’azienda, ora viene assolto dall’Agenzia delle Entrate.

C’è poi il Codice Civile, che come è noto regola le obbligazioni per persone fisiche e aziende nel rapporto con i terzi e che all’Art.2220 letteralmente recita: “Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti”.

Evidentemente, questa norma, a meno di ulteriori interventi legislativi atti a modificare il Codice Civile, non può essere considerata assolta automaticamente dall’Agenzia delle Entrate, essendo un’obbligazione chiaramente riferita all’impresa che produce le scritture contabili, non tanto e non solo per soddisfare adempimenti fiscali, ma anche per gli effetti giuridici e di responsabilità civile che possono derivare nei rapporti con altre controparti.

Come esempio basti pensare alla necessità di presentare in tribunale una fattura per una causa civile. Se il portale dell’agenzia delle entrate non consentisse per qualsivoglia la presentazione del documento di chi sarebbe la responsabilità? Chi risponderebbe per eventuali danni? E se la controparte in giudizio fosse proprio l’Agenzia delle entrate?